Відпускні — це середньоденна заробітна плата, помножена на кількість календарних днів щорічної відпустки. Середньоденну визначають діленням суми всіх виплат за останні 12 календарних місяців (або фактичний час роботи) на кількість календарних днів цього періоду. Під час дії воєнного стану святкові дні зі знаменника не виключають, тому зазвичай ділять на 365.
Нараховану суму зменшують на ПДФО 18 % і військовий збір 5 %. Працівник отримує на руки близько 77 % від нарахованого. Мінімальна тривалість основної відпустки — 24 календарні дні. Усе регулюється Порядком № 100 і Кодексом законів про працю.
У 2026 році мінімальна зарплата становить 8647 грн, воєнний стан триває щонайменше до 31 жовтня, тож правила розрахунку залишаються «воєнними» — без вирахування святкових.
Правова основа та загальна формула розрахунку відпускних
Основою для нарахування відпускних слугує Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100. Саме цей документ визначає, які виплати включати, як формувати розрахунковий період і як отримувати середньоденний показник. Кодекс законів про працю та Закон «Про відпустки» встановлюють мінімальну тривалість — 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік.
Формула виглядає просто: сума відпускних = середньоденна зарплата × кількість календарних днів відпустки. Середньоденна = сумарний заробіток за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів цього періоду. Під час воєнного стану, який продовжено до 31 жовтня 2026 року, статтю 73 КЗпП не застосовують, тому святкові та неробочі дні зі знаменника не вираховують. У результаті для повного року майже завжди ділять на 365.
За моїм досвідом, найчастіша помилка — забути, що лікарняні та попередні відпускні входять до розрахунку, а разова матеріальна допомога — ні. У нашій практиці бухгалтери, які чітко фіксують кожну виплату за місяцями, майже ніколи не мають спорів із працівниками. Якщо працівник працює менше року, розрахунковий період скорочується до фактично відпрацьованих повних місяців. Для тих, хто не відпрацював навіть одного місяця, базу беруть із посадового окладу, але не нижче мінімальної зарплати 8647 грн.
Приклад. Працівник іде у відпустку з 10 серпня 2026 року на 14 днів. Розрахунковий період — серпень 2025 — липень 2026. Сума виплат 216 000 грн. Середньоденна = 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Відпускні = 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. Після утримань на руки вийде близько 6379 грн. Такий підхід працює для більшості штатних працівників і сумісників.
Мінімальна зарплата — 8647 грн
ПДФО + військовий збір — 23 %
Мінімум днів відпустки — 24
Розрахунковий період — 12 місяців або фактичний час
Дільник під час воєнного стану — 365
Як правильно визначити розрахунковий період
Розрахунковий період — це останні 12 календарних місяців, що передують місяцю, у якому починається відпустка. Якщо відпустка стартує в серпні 2026-го, беруть серпень 2025 — липень 2026. Місяць початку відпустки до розрахунку не входить. Це правило діє навіть тоді, коли працівник частину часу був на лікарняному чи у відпустці без збереження зарплати — такі дні просто виключають із знаменника як «поважний час».
Для новачків, які працюють менше року, період рахують з першого числа місяця, що настає після прийняття на роботу, до першого числа місяця надання відпустки. Якщо людину взяли 15 березня, а відпустка в липні, до розрахунку потрапляють квітень, травень і червень. Місяць прийняття враховують як повний лише тоді, коли перший робочий день збігається з першим числом місяця.
У 2026 році багато хто стикається з ситуацією, коли в розрахунковому періоді були простої або призупинення трудового договору через бойові дії. Такі періоди виключають повністю. Якщо після виключень заробітку взагалі не залишається, середню рахують із посадового окладу (не нижче мінімалки). За моїм досвідом, саме тут виникають найбільші суперечки: працівник очікує «звичайну» суму, а бухгалтер змушений брати оклад.
Практичний кейс. Співробітниця вийшла з декрету 1 квітня 2026 року і вже 20 квітня бере 10 днів відпустки. Повних місяців немає. Середню рахують із її окладу 12 000 грн: (12 000 × 12) ÷ 365 ≈ 394,52 грн. За 10 днів — 3945 грн. Якщо оклад був нижчим за 8647 грн, підставляють мінімальну зарплату.
Які виплати включають і які виключають із розрахунку
До сумарного заробітку входять усі виплати, що належать до фонду оплати праці: оклад, доплати за нічні, понаднормові, суміщення, премії (з перерахунком), індексація, лікарняні, попередні відпускні. Премії розподіляють пропорційно відпрацьованим дням місяця, за який їх нарахували. Якщо квартальну премію 9000 грн нарахували в квітні за І квартал, її ділять на кількість відпрацьованих днів того кварталу і множать на дні кожного місяця розрахункового періоду.
Не включають одноразові виплати: матеріальну допомогу на оздоровлення (якщо вона не є регулярною), компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу, добові, вартість спецодягу. Також не беруть виплати, які не входять до зарплати за Інструкцією зі статистики заробітної плати.
Типова помилка — включити разову «тринадцяту зарплату» або виключити лікарняні. Лікарняні обов’язково враховують, бо це форма збереження середнього заробітку. У нашій практиці бухгалтери, які ведуть окрему таблицю «виплати для середньої», економлять години на перевірках.
Приклад із премією. Заробіток без премій за 12 місяців — 180 000 грн. У червні нарахували річну премію 24 000 грн. Її розподіляють на 12 місяців по 2000 грн. До розрахунку додають 24 000 грн. Підсумок 204 000 грн. Середньоденна зростає, і відпускні стають помітно більшими.
Міф: відпускні завжди ділять на 354 дні.
Реальність: під час воєнного стану — на 365.
Міф: лікарняні не враховують.
Реальність: лікарняні обов’язково включають.
Міф: можна брати відпустку лише цілим місяцем.
Реальність: мінімальна безперервна частина — 14 днів.
Покроковий алгоритм нарахування на конкретних прикладах
Крок 1. Визначити дату початку відпустки та кількість днів. Крок 2. Сформувати розрахунковий період. Крок 3. Зібрати всі виплати, що входять. Крок 4. Порахувати календарні дні періоду (зазвичай 365). Крок 5. Отримати середньоденну. Крок 6. Помножити на дні відпустки. Крок 7. Утримати податки та виплатити до початку відпустки.
Детальний приклад 1. Працівник із окладом 15 000 грн + щомісячна премія 20 % іде у відпустку з 5 вересня 2026 на 24 дні. Розрахунковий період — вересень 2025 — серпень 2026. Сума виплат 216 000 грн (оклади + премії). Середньоденна 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Відпускні 14 202,72 грн. ПДФО 2556,49 грн, військовий збір 710,14 грн. На руки 10 936,09 грн.
Приклад 2. Сумісник працює пів року. Заробіток 72 000 грн за 6 місяців (181 день). Середньоденна 72 000 ÷ 181 ≈ 397,79 грн. За 14 днів — 5569 грн. На руки близько 4288 грн. Якщо в періоді були дні без збереження заробітку, їх віднімають від 181.
У 2026 році важливо враховувати, що перехідні відпускні (коли відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому) розподіляють за місяцями для ЄСВ і податків. Це впливає на звітність, але не на суму, яку отримує працівник.
Особливості під час воєнного стану та для окремих категорій
Воєнний стан дає роботодавцю право обмежити щорічну основну відпустку 24 днями. Решту днів переносять на період після завершення дії особливого режиму. Для осіб з інвалідністю та неповнолітніх це обмеження не застосовується — їм зберігають повну гарантовану тривалість.
Педагоги мають до 56 днів, державні службовці — 30, особи з інвалідністю І–ІІ груп — 30, ІІІ групи — 26. Додаткова відпустка за дітей (10 або 17 днів) оплачується за тими ж правилами, що й основна. Компенсація за невикористану відпустку при звільненні рахується ідентично, за винятком днів, накопичених до 31 грудня 2023 року — їх обчислюють окремо з виплат 2023-го.
Практичний нюанс 2026 року: якщо в розрахунковому періоді були бойові дії і дані про зарплату відсутні, цей час виключають. Якщо після виключень заробіток нульовий — знову беруть оклад або мінімалку. У нашій практиці такі випадки трапляються в прифронтових областях і вимагають особливої уваги до табелів.
- Перевірити дату початку відпустки
- Сформувати точний розрахунковий період
- Виключити «поважний час»
- Включити лікарняні та премії з перерахунком
- Переконатися, що дільник — 365
- Утримати 18 % + 5 %
- Виплатити до першого дня відпустки
Податки, виплата та типові помилки
Відпускні оподатковують як звичайну зарплату: 18 % ПДФО та 5 % військового збору. ЄСВ 22 % нараховує роботодавець. Виплатити відпускні потрібно не пізніше ніж за три дні до початку відпустки, або в день, зазначений у заяві працівника, якщо він погодився на інший строк.
Найпоширеніші помилки: неправильне визначення розрахункового періоду, ігнорування премій, виключення лікарняних, використання 354 днів замість 365, запізнення з виплатою. Кожна з них може призвести до скарги працівника або претензій Держпраці.
Якщо зарплату підвищили в розрахунковому періоді, коригування середньої не проводять — беруть фактичні нарахування. Виняток можливий лише за окремими галузевими угодами. У 2026 році, коли мінімалка вже 8647 грн, багато хто отримує доплату до мінімуму — ця доплата теж входить до розрахунку.
Невиплата відпускних у строк або заниження суми через помилковий розрахунок може стати підставою для штрафу та відновлення прав працівника через суд. Краще перевірити цифри двічі, ніж потім платити компенсацію.
Компенсація при звільненні та альтернативні підходи
При звільненні працівник має право або використати дні відпустки, або отримати грошову компенсацію. Кількість днів не обмежується — компенсують і поточний рік, і попередні. Розрахунок ідентичний відпускним, крім днів, накопичених до кінця 2023 року.
Альтернатива для тих, хто хоче більшу суму — піти у відпустку в місяці з меншою кількістю робочих днів. Тоді зарплата за відпрацьовані дні буде вищою відносно окладу, а відпускні залишаться на рівні середньої. У 2026 році такі місяці — травень, серпень, листопад (21 робочий день).
За моїм досвідом, працівники, які планують відпустку заздалегідь і просять бухгалтерію зробити попередній розрахунок, майже ніколи не бувають розчаровані сумою. Прозорість і чітке розуміння формули економлять нерви обом сторонам.
Під час воєнного стану роботодавець може відмовити у відпустці понад 24 дні, але не може заборонити використати вже накопичені дні за попередні роки. Це право працівника захищене навіть у особливий період.
Розуміння механізму розрахунку відпускних дозволяє і працівнику, і бухгалтеру уникнути непорозумінь. Формула залишається стабільною роками, а нюанси воєнного стану лише підкреслюють важливість точного обліку кожного дня і кожної гривні. У 2026 році, коли мінімальна зарплата вже 8647 грн, а правила «без святкових» діють до кінця жовтня, правильний розрахунок стає ще більш відчутним для сімейного бюджету.
