Авансовий звіт — це офіційний документ, яким підзвітна особа звітує перед підприємством або підприємцем про використання коштів чи електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Його повна назва звучить як «Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Форма затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 у редакції наказу від 09.05.2023 № 239 і діє без змін станом на 2026 рік.
Документ потрібен не завжди. Він стає обов’язковим, коли виникає оподатковуваний дохід або працівник використав готівку понад суму добових. У всіх інших випадках достатньо надати підтвердні документи. Авансовий звіт захищає і працівника, і роботодавця: першого — від нарахування податків на несвоєчасно повернуті суми, другого — від претензій контролюючих органів.
У 2026 році правила залишаються стабільними. Звіт можна подавати в паперовій або електронній формі. Головне — дотриматися строків і додати всі чеки, квитки та рахунки.
Авансовий звіт виник як інструмент фінансового контролю. Коли підприємство видає працівникові гроші наперед — на відрядження, закупівлю канцтоварів чи оплату послуг — воно має право знати, куди саме пішли кошти. Без цього документа бухгалтерія не може правильно відобразити витрати у обліку, а податкова — перевірити, чи не виникло у працівника додаткового блага.
На практиці авансовий звіт виконує кілька ролей одночасно. По-перше, він підтверджує цільове використання коштів. По-друге, служить підставою для відшкодування перевитрат або повернення залишку. По-третє, захищає підприємство під час перевірок. Якщо звіт відсутній або складений з порушеннями, суми можуть бути включені до оподатковуваного доходу працівника з нарахуванням ПДФО та військового збору.
Розглянемо приклад. Менеджер отримав 12 000 грн на відрядження до Львова. Він витратив 9 800 грн на квитки, готель і добові, а 2 200 грн повернув у касу. Без авансового звіту бухгалтерія не зможе списати витрати, а залишок формально залишиться «висячим» на підзвітній особі. У нашій практиці такі ситуації часто закінчуються конфліктом між працівником і фінансовою службою.
Ще один випадок — закупівля матеріалів. Співробітник складу взяв 5 000 грн готівкою на купівлю фарби. Він приніс чеки на 4 750 грн і повернув 250 грн. Авансовий звіт дозволяє відразу провести операцію в обліку: Дебет 20 (або 15) — Кредит 372. Без нього доведеться робити додаткові довідки і пояснення.
У 2026 році значення документа лише зросло. Через поширення електронних грошей і корпоративних карток контроль став точнішим, але вимоги до звітності не зникли. Підприємства, які ігнорують авансові звіти, ризикують нарахуванням штрафів і додаткових податкових зобов’язань.
Міф: Авансовий звіт потрібен завжди, коли видають гроші під звіт.
Реальність: Згідно з пп. 170.9.4 Податкового кодексу, звіт обов’язковий лише у двох випадках — при виникненні оподатковуваного доходу або використанні готівки понад добові. Якщо всі розрахунки безготівкові і документів достатньо, звіт можна не складати.
Коли авансовий звіт стає обов’язковим
Податковий кодекс чітко окреслює ситуації, коли без авансового звіту не обійтися. Перша — наявність оподатковуваного доходу, визначеного за пп. 170.9.1 ПКУ. Це відбувається, якщо працівник не повернув залишок коштів у строк, не надав підтвердних документів або витратив більше, ніж дозволено. У такому разі бухгалтер зобов’язаний утримати ПДФО і військовий збір.
Друга ситуація — використання готівки понад суму добових витрат. Добові в межах України у 2026 році становлять 300 грн на добу (для бюджетних установ можуть бути інші норми). Якщо працівник зняв з корпоративної картки або отримав у касі більше і витратив готівкою, звіт подається обов’язково.
Важливий нюанс: навіть якщо авансовий звіт не потрібен, підтвердні документи надати все одно необхідно. Багато хто плутає ці два поняття. Підтвердні документи — це квитки, чеки, рахунки. Авансовий звіт — це зведена форма, куди ці документи «вкладаються».
Кейс з практики. Працівниця маркетингового відділу поїхала на конференцію. Усі витрати вона оплатила особистою карткою, а підприємство потім відшкодувало. Оподатковуваного доходу не виникло, добові не перевищили. Авансовий звіт вона не подавала — і це було законно. Бухгалтерія прийняла лише пакет документів і провела відшкодування.
Інший приклад. Водій отримав 3 000 грн готівкою на заправку і дрібні ремонти. Він витратив 2 800 грн і повернув 200 грн наступного дня. Оскільки йшлося про господарські потреби і готівку, авансовий звіт став обов’язковим у день видачі або наступний робочий день згідно з Положенням НБУ № 148.
У 2026 році особливу увагу варто звертати на електронні гроші. Якщо працівник використовував електронний гаманець або корпоративну картку в межах добових і безготівково, звіт можна не складати. Але будь-яке зняття готівки понад норму одразу робить документ необхідним.
Строки подання авансового звіту та наслідки запізнення
Строк подання авансового звіту визначено пп. 170.9.3 Податкового кодексу. Документ подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження або виконав окрему цивільно-правову дію за дорученням підприємства. Тобто якщо відрядження закінчилося 15 березня, звіт можна подати до 30 квітня включно.
Для готівки на господарські потреби правила жорсткіші. Згідно з Положенням НБУ № 148, кошти, видані під звіт, мають бути використані і прозвітовані у день видачі або наступний робочий день. Для закупівлі сільськогосподарської продукції строк збільшується до 10 робочих днів, для брухту — до 30.
Що буде, якщо прострочити? Несвоєчасно повернуті або непідтверджені суми включаються до оподатковуваного доходу працівника. Підприємство утримує 18 % ПДФО і 5 % військового збору (ставки 2026 року). Крім того, можливі дисциплінарні стягнення — від догани до звільнення, якщо це передбачено внутрішніми правилами.
Реальний випадок. Бухгалтер одного київського ТОВ затримала звіт на два місяці після відрядження. Сума перевитрат склала 4 500 грн. Підприємство нарахувало податки, а працівниця отримала догану. Після цього у компанії запровадили жорсткий контроль: усі аванси видаються лише під підпис про ознайомлення зі строками.
Ще один підводний камінь — відрядження, яке «переходить» через місяць. Якщо працівник виїхав 28 лютого і повернувся 3 березня, звітним місяцем вважається березень, а граничний термін — 30 квітня. Багато хто помилково рахує від дати виїзду і створює собі проблеми.
• Добові в межах України — 300 грн
• Граничний строк звіту — кінець наступного місяця
• Ставка ПДФО на неповернені суми — 18 % + 5 % ВЗ
• Строк звітування за готівкою на госппотреби — 1–2 робочі дні
Як правильно заповнити авансовий звіт: детальна інструкція
Форма звіту двостороння. Лицьовий бік містить загальні відомості, зворотний — перелік витрат і документів. Більшість граф заповнює підзвітна особа. Бухгалтер проставляє лише перевірку, кореспонденцію рахунків і відмітку про внесення залишку або видачу перевитрати.
Спочатку працівник вказує номер звіту (його дають у бухгалтерії), дату складання, своє прізвище, посаду, структурний підрозділ. Далі — призначення авансу: «на відрядження до м. Харків» або «на закупівлю канцтоварів». Обов’язково зазначається сума отриманого авансу і дата видачі.
На зворотному боці послідовно перераховуються всі витрати: дата, номер документа, найменування, сума. Кожен чек або квиток має свій порядковий номер. В кінці підбивається підсумок: витрачено, залишок, перевитрата. Підпис працівника обов’язковий.
Типова помилка — писати «чек» замість конкретного призначення. Бухгалтери відразу повертають такі звіти. Краще писати: «Чек АТБ від 12.05.2026 — канцтовари для офісу» або «Квиток УЗ Київ–Одеса». Ще одна поширена помилка — не вказувати валюту, якщо витрати були в євро чи доларах. Звіт завжди складається в гривнях, але еквівалент іноземної валюти потрібно зазначати для аналітики.
У 2026 році багато компаній використовують електронні форми. Працівник заповнює звіт у бухгалтерській програмі або спеціальному сервісі, підписує КЕП і надсилає разом зі сканами документів. Це значно прискорює процес і зменшує кількість помилок.
Підтвердні документи та найчастіші помилки
Без підтвердних документів авансовий звіт не приймуть. До них належать фіскальні чеки, квитанції, рахунки-фактури, транспортні квитки, рахунки готелів, акти виконаних робіт. Документи мають містити всі обов’язкові реквізити: назву продавця, дату, суму, опис товару чи послуги.
Особлива увага — до термічних чеків. Вони вицвітають за кілька місяців. За моїм досвідом, найкраще одразу фотографувати їх і зберігати в хмарі. У 2026 році суди і податкова вже спокійно приймають якісні фото або скани, якщо оригінал загублено, але краще мати і те, і інше.
Типові помилки, які зустрічаються постійно:
- відсутність підпису керівника на затвердженні звіту;
- невірно вказана дата складання (пізніше фактичного повернення);
- суми в чеках не збігаються з цифрами у звіті;
- відсутність документів на добові (хоча добові підтверджуються лише наказом і звітом);
- змішування витрат кількох відряджень в одному звіті.
Після списку завжди варто пояснити наслідки. Кожна з цих помилок може призвести до того, що звіт повернуть на доопрацювання. А якщо строк уже підтискає — до нарахування податків. У нашій практиці працівники, які приносять ідеально зібраний пакет документів, отримують відшкодування протягом одного-двох днів. Ті, хто приходить з «купою папірців», чекають тижнями.
Ніколи не додавайте до авансового звіту чеки на особисті витрати (каву в дорозі, сувеніри, розваги). Навіть якщо сума невелика, податкова може визнати всю суму авансу оподатковуваним доходом. Краще повернути зайве і не створювати ризиків.
Особливості для відряджень і господарських потреб
Для відряджень правила м’якші, ніж для господарських потреб. Якщо працівник розраховувався виключно безготівково корпоративною або особистою карткою і не перевищив добові, авансовий звіт можна не подавати. Достатньо надати підтвердні документи до кінця наступного місяця.
Для господарських потреб (купівля ТМЦ, оплата послуг) ситуація інша. Будь-яка видача готівки вимагає звіту майже одразу. Навіть якщо кошти знято з корпоративної картки і витрачено готівкою, звіт обов’язковий.
Приклад відрядження. Інженер поїхав на монтаж обладнання. Отримав аванс 8 000 грн. Витратив 6 200 грн (квитки, готель, добові), решту повернув. Оскільки частина витрат була готівкою понад добові, звіт він подав. Бухгалтерія провела витрати на 91 рахунок і закрила підзвіт.
Приклад господарських потреб. Офіс-менеджер отримала 1 500 грн на купівлю паперу і картриджів. Того ж дня принесла чеки і звіт. Операцію провели в той самий день. Якби вона затрималася на тиждень, довелося б пояснювати причину і ризикувати нарахуванням податків.
У 2026 році багато компаній перейшли на політику «нульової готівки». Усі витрати — лише через корпоративні картки. Це майже повністю знімає обов’язок складати авансові звіти, залишаючи лише підтвердження витрат.
1. Усі чеки і квитки зібрані та пронумеровані.
2. Суми в документах збігаються з цифрами у звіті.
3. Вказано призначення кожної витрати.
4. Підпис працівника стоїть на місці.
5. Залишок повернуто або перевитрату зафіксовано.
6. Дата складання не виходить за межі строку.
Електронна форма та сучасні підходи у 2026 році
З 2023 року законодавство прямо дозволяє складати авансовий звіт в електронній формі з дотриманням вимог законів про електронні документи та електронні довірчі послуги. У 2026 році це вже не новинка, а стандарт для більшості середніх і великих компаній.
Працівник заповнює форму в системі (1С, BAS, M.E.Doc, або внутрішній портал), прикріплює скани чи фото документів, підписує кваліфікованим електронним підписом і надсилає. Бухгалтер перевіряє, керівник затверджує — все онлайн. Паперовий варіант залишається лише для невеликих ФОП і тих, хто принципово працює «по-старому».
Переваги очевидні: швидкість, відсутність втрачених документів, автоматичний контроль сум, можливість інтеграції з банківськими виписками. Недолік один — потрібно мати КЕП і вміти ним користуватися. Для працівників старшого віку компанії часто організовують короткі навчання.
Цікавий факт: деякі підприємства взагалі відмовилися від класичного авансового звіту для внутрішніх потреб. Вони використовують внутрішню електронну форму, яка повністю відповідає вимогам ПКУ, але зручніша для користувачів. Головне — щоб усі обов’язкові реквізити були присутні.
У нашій практиці перехід на електронні звіти скоротив час обробки з трьох-п’яти днів до кількох годин. Працівники задоволені, бо швидше отримують відшкодування. Бухгалтери — бо менше паперу і помилок.
Форма авансового звіту, яку ми використовуємо сьогодні, майже не змінилася з 2015 року. Єдине серйозне оновлення 2023 року стосувалося електронних грошей і деяких граф. У 2026 році Мінфін поки не анонсував нових змін, тож чинний бланк залишається актуальним.
Практичні поради та реальні сценарії
Найкраща стратегія — не чекати останнього дня. Як тільки повернулися з відрядження або закінчили закупівлю, одразу збирайте документи і складайте звіт. Це економить нерви і час.
Якщо документи загубилися, не панікуйте. Можна отримати дублікат у перевізника, готелі чи магазині. Для термічних чеків — якісне фото, зроблене в день покупки, часто рятує ситуацію. У крайньому випадку складають акт про втрату і пояснювальну записку, але це вже ризик.
Ще одна порада: завжди перевіряйте, чи правильно вказано призначення авансу. «На господарські потреби» — занадто загально. Краще конкретно: «на купівлю картриджів для принтерів відділу продажу згідно з заявкою № 45».
Сценарій для ФОП. Підприємець видав своєму помічнику 2 000 грн на закупівлю упаковки. Помічник приніс чеки і звіт наступного дня. ФОП провів витрати у своїй книзі обліку. Все чисто і просто.
Сценарій для великої компанії. Співробітник IT-відділу купив ліцензії програмного забезпечення на 45 000 грн через корпоративну картку. Оскільки розрахунок був безготівковим і підтверджений рахунком-фактурою, авансовий звіт не складали. Документи просто передали в бухгалтерію для оприбуткування нематеріальних активів.
У 2026 році головне правило залишається незмінним: чим прозоріше і швидше ви звітуєте, тим менше питань виникає і у керівництва, і у перевіряючих. Авансовий звіт — це не бюрократія заради бюрократії. Це інструмент, який захищає і працівника, і бізнес.
