Отпускные — это среднедневная заработная плата, умноженная на количество календарных дней ежегодного отпуска. Среднедневную определяют делением суммы всех выплат за последние 12 календарных месяцев (или фактическое время работы) на количество календарных дней этого периода. В период действия военного положения праздничные дни из знаменателя не исключают, поэтому обычно делят на 365.
Начисленную сумму уменьшают на НДФЛ 18 % и военный сбор 5 %. Работник получает на руки около 77 % от начисленного. Минимальная продолжительность основного отпуска — 24 календарных дня. Всё регулируется Порядком № 100 и Кодексом законов о труде.
В 2026 году минимальная зарплата составляет 8647 грн, военное положение действует как минимум до 31 октября, поэтому правила расчёта остаются «военными» — без вычета праздничных.
Правовая основа и общая формула расчёта отпускных
Основой для начисления отпускных служит Порядок исчисления средней заработной платы, утверждённый постановлением Кабинета Министров Украины от 8 февраля 1995 года № 100. Именно этот документ определяет, какие выплаты включать, как формировать расчётный период и как получать среднедневной показатель. Кодекс законов о труде и Закон «Об отпусках» устанавливают минимальную продолжительность — 24 календарных дня за отработанный рабочий год.
Формула выглядит просто: сумма отпускных = среднедневная зарплата × количество календарных дней отпуска. Среднедневная = суммарный заработок за расчётный период ÷ количество календарных дней этого периода. В период военного положения, которое продлено до 31 октября 2026 года, статью 73 КЗоТ не применяют, поэтому праздничные и нерабочие дни из знаменателя не вычитают. В результате для полного года почти всегда делят на 365.
По моему опыту, самая частая ошибка — забыть, что больничные и предыдущие отпускные входят в расчёт, а разовая материальная помощь — нет. В нашей практике бухгалтеры, которые чётко фиксируют каждую выплату по месяцам, почти никогда не имеют споров с работниками. Если работник работает меньше года, расчётный период сокращается до фактически отработанных полных месяцев. Для тех, кто не отработал даже одного месяца, базу берут из должностного оклада, но не ниже минимальной зарплаты 8647 грн.
Пример. Работник идёт в отпуск с 10 августа 2026 года на 14 дней. Расчётный период — август 2025 — июль 2026. Сумма выплат 216 000 грн. Среднедневная = 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Отпускные = 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. После удержаний на руки выйдет около 6379 грн. Такой подход работает для большинства штатных работников и совместителей.
Минимальная зарплата — 8647 грн
НДФЛ + военный сбор — 23 %
Минимум дней отпуска — 24
Расчётный период — 12 месяцев или фактическое время
Делитель в период военного положения — 365
Как правильно определить расчётный период
Расчётный период — это последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Если отпуск стартует в августе 2026-го, берут август 2025 — июль 2026. Месяц начала отпуска в расчёт не входит. Это правило действует даже тогда, когда работник часть времени был на больничном или в отпуске без сохранения зарплаты — такие дни просто исключают из знаменателя как «уважительное время».
Для новичков, которые работают меньше года, период считают с первого числа месяца, следующего после принятия на работу, до первого числа месяца предоставления отпуска. Если человека приняли 15 марта, а отпуск в июле, в расчёт попадают апрель, май и июнь. Месяц принятия учитывают как полный только тогда, когда первый рабочий день совпадает с первым числом месяца.
В 2026 году многие сталкиваются с ситуацией, когда в расчётном периоде были простои или приостановление трудового договора из-за боевых действий. Такие периоды исключают полностью. Если после исключений заработка вообще не остаётся, среднюю считают из должностного оклада (не ниже минималки). По моему опыту, именно здесь возникают наибольшие споры: работник ожидает «обычную» сумму, а бухгалтер вынужден брать оклад.
Практический кейс. Сотрудница вышла из декрета 1 апреля 2026 года и уже 20 апреля берёт 10 дней отпуска. Полных месяцев нет. Среднюю считают из её оклада 12 000 грн: (12 000 × 12) ÷ 365 ≈ 394,52 грн. За 10 дней — 3945 грн. Если оклад был ниже 8647 грн, подставляют минимальную зарплату.
Какие выплаты включают и какие исключают из расчёта
В суммарный заработок входят все выплаты, относящиеся к фонду оплаты труда: оклад, доплаты за ночные, сверхурочные, совмещение, премии (с пересчётом), индексация, больничные, предыдущие отпускные. Премии распределяют пропорционально отработанным дням месяца, за который их начислили. Если квартальную премию 9000 грн начислили в апреле за I квартал, её делят на количество отработанных дней того квартала и умножают на дни каждого месяца расчётного периода.
Не включают разовые выплаты: материальную помощь на оздоровление (если она не является регулярной), компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, суточные, стоимость спецодежды. Также не берут выплаты, которые не входят в зарплату по Инструкции по статистике заработной платы.
Типичная ошибка — включить разовую «тринадцатую зарплату» или исключить больничные. Больничные обязательно учитывают, потому что это форма сохранения среднего заработка. В нашей практике бухгалтеры, которые ведут отдельную таблицу «выплаты для средней», экономят часы на проверках.
Пример с премией. Заработок без премий за 12 месяцев — 180 000 грн. В июне начислили годовую премию 24 000 грн. Её распределяют на 12 месяцев по 2000 грн. В расчёт добавляют 24 000 грн. Итог 204 000 грн. Среднедневная растёт, и отпускные становятся заметно больше.
Миф: отпускные всегда делят на 354 дня.
Реальность: в период военного положения — на 365.
Миф: больничные не учитывают.
Реальность: больничные обязательно включают.
Миф: можно брать отпуск только целым месяцем.
Реальность: минимальная непрерывная часть — 14 дней.
Пошаговый алгоритм начисления на конкретных примерах
Шаг 1. Определить дату начала отпуска и количество дней. Шаг 2. Сформировать расчётный период. Шаг 3. Собрать все выплаты, которые входят. Шаг 4. Посчитать календарные дни периода (обычно 365). Шаг 5. Получить среднедневную. Шаг 6. Умножить на дни отпуска. Шаг 7. Удержать налоги и выплатить до начала отпуска.
Подробный пример 1. Работник с окладом 15 000 грн + ежемесячная премия 20 % идёт в отпуск с 5 сентября 2026 на 24 дня. Расчётный период — сентябрь 2025 — август 2026. Сумма выплат 216 000 грн (оклады + премии). Среднедневная 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Отпускные 14 202,72 грн. НДФЛ 2556,49 грн, военный сбор 710,14 грн. На руки 10 936,09 грн.
Пример 2. Совместитель работает полгода. Заработок 72 000 грн за 6 месяцев (181 день). Среднедневная 72 000 ÷ 181 ≈ 397,79 грн. За 14 дней — 5569 грн. На руки около 4288 грн. Если в периоде были дни без сохранения заработка, их вычитают из 181.
В 2026 году важно учитывать, что переходные отпускные (когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) распределяют по месяцам для ЕСВ и налогов. Это влияет на отчётность, но не на сумму, которую получает работник.
Особенности в период военного положения и для отдельных категорий
Военное положение даёт работодателю право ограничить ежегодный основной отпуск 24 днями. Остальные дни переносят на период после завершения действия особого режима. Для лиц с инвалидностью и несовершеннолетних это ограничение не применяется — им сохраняют полную гарантированную продолжительность.
Педагоги имеют до 56 дней, государственные служащие — 30, лица с инвалидностью I–II групп — 30, III группы — 26. Дополнительный отпуск за детей (10 или 17 дней) оплачивается по тем же правилам, что и основной. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении считается идентично, за исключением дней, накопленных до 31 декабря 2023 года — их исчисляют отдельно из выплат 2023-го.
Практический нюанс 2026 года: если в расчётном периоде были боевые действия и данные о зарплате отсутствуют, это время исключают. Если после исключений заработок нулевой — снова берут оклад или минималку. В нашей практике такие случаи встречаются в прифронтовых областях и требуют особого внимания к табелям.
- Проверить дату начала отпуска
- Сформировать точный расчётный период
- Исключить «уважительное время»
- Включить больничные и премии с пересчётом
- Убедиться, что делитель — 365
- Удержать 18 % + 5 %
- Выплатить до первого дня отпуска
Налоги, выплата и типичные ошибки
Отпускные облагают налогом как обычную зарплату: 18 % НДФЛ и 5 % военного сбора. ЕСВ 22 % начисляет работодатель. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска, или в день, указанный в заявлении работника, если он согласился на другой срок.
Самые распространённые ошибки: неправильное определение расчётного периода, игнорирование премий, исключение больничных, использование 354 дней вместо 365, опоздание с выплатой. Каждая из них может привести к жалобе работника или претензиям Гоструда.
Если зарплату повысили в расчётном периоде, корректировку средней не проводят — берут фактические начисления. Исключение возможно лишь по отдельным отраслевым соглашениям. В 2026 году, когда минималка уже 8647 грн, многие получают доплату до минимума — эта доплата тоже входит в расчёт.
Невыплата отпускных в срок или занижение суммы из-за ошибочного расчёта может стать основанием для штрафа и восстановления прав работника через суд. Лучше проверить цифры дважды, чем потом платить компенсацию.
Компенсация при увольнении и альтернативные подходы
При увольнении работник имеет право либо использовать дни отпуска, либо получить денежную компенсацию. Количество дней не ограничивается — компенсируют и текущий год, и предыдущие. Расчёт идентичен отпускным, кроме дней, накопленных до конца 2023 года.
Альтернатива для тех, кто хочет большую сумму — уйти в отпуск в месяце с меньшим количеством рабочих дней. Тогда зарплата за отработанные дни будет выше относительно оклада, а отпускные останутся на уровне средней. В 2026 году такие месяцы — май, август, ноябрь (21 рабочий день).
По моему опыту, работники, которые планируют отпуск заранее и просят бухгалтерию сделать предварительный расчёт, почти никогда не бывают разочарованы суммой. Прозрачность и чёткое понимание формулы экономят нервы обеим сторонам.
В период военного положения работодатель может отказать в отпуске свыше 24 дней, но не может запретить использовать уже накопленные дни за предыдущие годы. Это право работника защищено даже в особый период.
Понимание механизма расчёта отпускных позволяет и работнику, и бухгалтеру избежать недоразумений. Формула остаётся стабильной годами, а нюансы военного положения лишь подчёркивают важность точного учёта каждого дня и каждой гривны. В 2026 году, когда минимальная зарплата уже 8647 грн, а правила «без праздничных» действуют до конца октября, правильный расчёт становится ещё более ощутимым для семейного бюджета.
