Списання основних засобів та запасів очищає баланс підприємства від непотрібного майна, захищає від зайвих податків і дозволяє зосередитися на тому, що дійсно працює. Для бухгалтера-початківця це здається складним ритуалом з комісіями, актами та проводками, а для профі — можливістю оптимізувати оподаткування і уникнути перевірок. Головне — зробити все правильно, щоб не нарватися на донарахування ПДВ чи штрафів.
У 2026 році правила не зазнали революційних змін, але нюанси з ПДВ за умовним постачанням, оформленням актів і списанням пошкодженого майна під час воєнного стану вимагають особливої уваги. Цей гайд розбере кожен крок, від інвентаризації до фінальних проводок, з прикладами, таблицями та реальними сценаріями, які трапляються в українському бізнесі.
Ви дізнаєтеся, коли списання стає обов’язковим, як оформити документи без помилок і які проводки застосувати для різних ситуацій — від добровільної ліквідації до списання через стихію чи крадіжку.
Коли саме потрібно списувати активи: причини та сигнали
Основні засоби перестають бути активом, коли вони не приносять економічної вигоди в майбутньому. Це може статися через фізичний знос, моральне старіння, пошкодження чи втрату. Згідно з П(С)БО 7, об’єкт списують при ліквідації, вибутті або коли він більше не відповідає критеріям визнання активом.
Для початківців найпоширеніша помилка — тягнути зі списанням старого обладнання, бо «а раптом знадобиться». Насправді це призводить до переплати податків і спотворення фінансової звітності. Просунуті бухгалтери знають: своєчасне списання дозволяє визнати витрати і оптимізувати базу оподаткування прибутком.
Основні причини списання в 2026 році:
- Фізичний знос — коли ремонт дорожчий за нове обладнання.
- Моральне старіння — техніка не відповідає сучасним стандартам виробництва.
- Пошкодження чи знищення — через війну, пожежу, повінь.
- Крадіжка або нестача, підтверджена інвентаризацією.
- Ліквідація підприємства або продаж як металобрухт.
У воєнний час особливо актуальне списання зруйнованого майна. Підприємства, які постраждали від обстрілів, можуть підтвердити факт знищення фотофіксацією, актами поліції чи військової адміністрації — це звільняє від ПДВ-наслідків за умовним постачанням.
Підготовка до списання: комісія, інвентаризація та наказ
Процес починається з наказу керівника про створення постійно діючої комісії. До її складу входять головний бухгалтер, технічні спеціалісти, представник керівництва та, за потреби, працівник, відповідальний за об’єкт. Комісія проводить огляд, оцінює стан і приймає рішення про недоцільність подальшого використання.
Інвентаризація — обов’язковий етап. Вона фіксує факт наявності чи відсутності об’єкта. Для пошкоджених активів складають протокол з описом пошкоджень і розрахунком збитків. Наказ керівника затверджує висновки комісії та дає зелене світло на списання.
Для початківців: не ігноруйте цей крок, бо без нього податкова може не визнати витрати. Просунуті користувачі часто інтегрують процес у програмне забезпечення BAS Бухгалтерія — там є готові шаблони для створення комісії та автоматичного формування актів.
Документальне оформлення: які форми використовувати в 2026 році
Класичні форми ОЗ-3 (акт списання основних засобів) та ОЗ-4 (для автотранспорту) залишаються актуальними, хоча наказ Мінстату №352 скасовано. Закон не забороняє їх використовувати, головне — щоб документ містив усі обов’язкові реквізити за Законом про бухоблік: назву, дату, зміст операції, підписи, суми.
В акті обов’язково вказують:
- Інвентарний номер, рік випуску, дату введення в експлуатацію.
- Первісну та залишкову вартість, нарахований знос.
- Причину списання з детальним обґрунтуванням.
- Відомості про матеріальні цінності, що залишилися (металобрухт, запчастини).
Після підписання акт затверджує керівник. Для запасів (ТМЦ) акт складають у довільній формі або за формою З-2, якщо це бюджетна установа. Головне — підтвердити факт псування чи знищення.
Реальний кейс з практики: на одному підприємстві в Київській області після обстрілу списали складське обладнання. Фотофіксація та акт від військової адміністрації допомогли уникнути ПДВ на умовне постачання — податкова прийняла документи без зауважень.
Бухгалтерські проводки при списанні: розбір по сценаріях
Проводки залежать від того, чи є залишкова вартість і чи йдеться про добровільне чи вимушене списання. Найпоширеніший варіант — ліквідація з залишковою вартістю.
Списання ОЗ з залишковою вартістю: Дт 976 «Списання необоротних активів» Кт 10 — на суму залишкової вартості; Дт 131 «Знос основних засобів» Кт 10 — на суму накопиченої амортизації.
Якщо об’єкт повністю замортизований (залишкова вартість нульова), проводка простіша: лише списання зносу.
| Господарська операція | Дебет | Кредит | Сума, грн |
|---|---|---|---|
| Списано накопичений знос | 131 | 10 | 80 000 |
| Списано залишкову вартість | 976 | 10 | 20 000 |
| Нараховано ПДВ на умовне постачання (якщо добровільне) | 976 | 643 | 4 000 |
Джерело даних: buhoblik.org.ua (станом на 2026 рік).
Для запасів проводки інші: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» або 977 Кт 20/26/28. Якщо є винна особа — стягнення через рахунок 375.
Податкові наслідки: ПДВ, податок на прибуток і пастки 2026 року
Добровільне списання з залишковою вартістю вважається умовним постачанням за п. 189.9 ПКУ. Треба нарахувати ПДВ за основною ставкою на залишкову вартість і зареєструвати зведену податкову накладну. Без цього — донарахування і штрафи.
При вимушеному списанні (знищення, крадіжка, форс-мажор) ПДВ не нараховують, якщо є підтверджуючі документи: акти, протоколи, висновки експертів. Це правило особливо рятує бізнес під час воєнного стану.
Для податку на прибуток залишкова вартість списується на витрати. Якщо раніше була дооцінка — її суму переводять з додаткового капіталу до нерозподіленого прибутку. Безоплатно отримані активи — аналогічно коригують додатковий капітал.
Просунуті бухгалтери завжди перевіряють, чи є ліквідаційна вартість. Якщо вона є — її відображають як дохід від реалізації матеріалів.
Списання запасів і ТМЦ: особливості для торгових компаній
Запаси списують частіше, ніж ОЗ — через псування, термін придатності чи бойові дії. Процедура простіша: інвентаризація, акт у довільній формі, наказ керівника.
Проводки: Дт 947 Кт 281 — на вартість зіпсованих товарів. Якщо винна особа — Дт 375 Кт 947. ПДВ нараховують тільки при добровільному списанні без підтвердження втрат.
У 2026 році багато підприємств списують ТМЦ, пошкоджені через обстріли. Фотодокази та акти від ДСНС дозволяють визнати витрати без ПДВ-наслідків.
Поширені помилки та лайфхаки від практикуючих бухгалтерів
Найчастіша помилка початківців — списання без комісії чи без фіксації залишків від ліквідації (металобрухт треба оприбуткувати). Просунуті знають: оприбуткування брухту зменшує витрати і дає додатковий дохід.
Лайфхак: використовуйте BAS або 1С — там є автоматизовані документи «Списання основних засобів», які самі формують проводки. Тест на 50 підприємствах показав, що автоматизація скорочує час оформлення втричі і майже виключає арифметичні помилки.
Ще один нюанс: для бюджетних установ діють окремі правила з рахунками 14xx і формами, затвердженими Мінфіном. Приватний бізнес може використовувати довільні форми, але з обов’язковими реквізитами.
Списання в особливих умовах: війна, крадіжки та форс-мажор
Під час воєнного стану процедура спрощена. Достатньо фотофіксації, протоколу інвентаризації та наказу. Податкова лояльно ставиться до таких випадків, якщо є докази.
При крадіжці — обов’язково звернення до поліції і кримінальна справа. Без цього податкова може не визнати витрати.
Реальна історія: компанія в Харкові списала 12 одиниць обладнання, знищеного ракетним ударом. Документи подали в електронному вигляді через «Дію» — все пройшло без зауважень.
Списання — це не втрата, а можливість перезавантажити облік і рухатися далі з чистим балансом. Правильно оформлені документи і проводки в 2026 році рятують від штрафів і дозволяють спокійно працювати навіть у складних умовах.
