Один день без збереження заробітної плати — це не формальність, а реальний інструмент, який дозволяє вирішити особисті справи без втрати робочого місця. Заява пишеться в довільній формі, але з чіткими реквізитами: адресат, посада та ПІБ працівника, прохання про відпустку, точна дата, причина (часто достатньо «за сімейними обставинами») і підпис. Роботодавець після розгляду видає наказ, і день стає офіційно оформленим.
Законодавство України дозволяє брати таку відпустку навіть на один календарний день. Головне — дотриматися угоди сторін і не перевищити річний ліміт у 30 днів за загальними правилами. Під час дії особливих обставин обмеження можуть зніматися.
Правильно складена заява захищає і працівника, і компанію від непорозумінь, а знання нюансів допомагає уникнути відмови чи зайвих запитань у відділі кадрів.
Що означає відпустка без збереження заробітної плати
Відпустка без збереження заробітної плати — це період, коли працівник відсутній на роботі, місце за ним зберігається, але гроші за ці дні не нараховують. У народі її називають «за свій рахунок» або «за власний рахунок», хоча в офіційних документах правильніше писати саме «без збереження заробітної плати».
Такий вид відпочинку регулюється Законом України «Про відпустки» та Кодексом законів про працю. Він поділяється на два великі блоки: обов’язковий (коли роботодавець не має права відмовити певним категоріям працівників) і за згодою сторін (коли потрібна домовленість).
Для більшості людей, які хочуть взяти лише один день, актуальною є саме друга підстава — за сімейними обставинами чи з інших поважних причин. Це може бути візит до лікаря, сімейна подія, оформлення документів чи просто потреба побути з близькими. Закон не вимагає детально розписувати причину — формулювання «за сімейними обставинами» зазвичай достатньо.
Чи можна офіційно взяти відпустку на один день
Так, можна. Ні Кодекс законів про працю, ні Закон «Про відпустки» не встановлюють мінімальної тривалості для відпустки без збереження заробітної плати. Один календарний день — цілком законна опція.
За загальним правилом (стаття 26 Закону «Про відпустки») така відпустка надається на термін, узгоджений між працівником і роботодавцем, але не більше 30 календарних днів протягом року. Один день вкладається в цей ліміт без жодних проблем. Якщо протягом року вже використано, наприклад, 28 днів, то на один день ще можна претендувати.
Під час дії воєнного стану роботодавець має право надавати таку відпустку без обмеження 30-денного строку, якщо сторони дійшли згоди. Це зручно, коли потрібно терміново вирішити питання, а річний ліміт уже майже вичерпано.
Важливо пам’ятати: відпустку на пів дня законодавство не передбачає. Якщо потрібна відсутність лише на кілька годин, краще домовлятися про відгул чи гнучкий графік, а не про оформлення відпустки.
Як правильно скласти заяву: покрокова інструкція
Заява не має затвердженої державою форми, тому пишеться довільно. Але є обов’язкові елементи, без яких документ можуть повернути на доопрацювання.
- У правому верхньому куті вказують адресата — посаду, назву підприємства та ПІБ керівника в давальному відмінку.
- Нижче зліва або під адресатом пишуть свої дані: посаду, підрозділ (якщо є) та повне ПІБ у родовому відмінку.
- По центру великими літерами або просто з великої — слово «Заява».
- Далі йде основний текст: прохання надати відпустку без збереження заробітної плати на один календарний день із зазначенням конкретної дати.
- Обов’язково вказують підставу. Найчастіше пишуть «за сімейними обставинами». Якщо причина особлива (наприклад, весілля чи похорон близької людини), можна зазначити точніше, але це не обов’язково.
- Внизу ставлять дату написання заяви та особистий підпис із розшифровкою.
Заяву краще писати від руки або роздруковувати і підписувати власноруч. Електронний варіант із кваліфікованим електронним підписом теж приймають, якщо в компанії так налаштований документообіг.
У нашій практиці ми стикалися з випадками, коли працівники писали «прошу відгул» або «прошу день за свій рахунок». Кадровики повертали такі папери, бо в законі таких термінів немає. Краще одразу використовувати правильне формулювання.
Зразок заяви на один день
Ось робочий варіант, який можна адаптувати під свою ситуацію:
Директору ТОВ «Сонячний Промінь»
Іваненку Петру Олексійовичу
менеджера відділу продажів
Коваленко Олени Ігорівни
Заява
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на один календарний день 28 липня 2026 року за сімейними обставинами.
25.07.2026 Коваленко О.І.
Якщо потрібно вказати період «з … по …», навіть для одного дня це виглядає так: «на один календарний день з 28 липня 2026 року по 28 липня 2026 року включно».
Для обов’язкових випадків (стаття 25 Закону «Про відпустки») додають посилання на відповідний пункт і, за потреби, копії документів, що підтверджують право.
Що відбувається після подання заяви
Працівник передає заяву безпосередньому керівнику або в кадрову службу. Далі роботодавець розглядає прохання. Якщо йдеться про відпустку за згодою сторін, він має право відмовити, якщо відсутність працівника критично вплине на роботу. Відмова має бути обґрунтованою, хоча закон прямо не вимагає письмового пояснення.
У разі позитивного рішення видається наказ про надання відпустки. У наказі вказують підставу, дату початку і тривалість, а також посилання на заяву працівника. Працівника ознайомлюють із наказом під підпис.
На табель обліку робочого часу цей день позначають спеціальним кодом (зазвичай «НЗ» або «БЗ»). Зарплату за цей день не нараховують. Якщо в місяці була лише один день такої відпустки, ЄСВ сплачується з фактично нарахованої зарплати.
Порівняння видів відпусток без збереження зарплати
Щоб краще орієнтуватися, корисно бачити різницю між основними варіантами.
| Вид відпустки | Підстава | Чи потрібна згода роботодавця | Максимальна тривалість |
|---|---|---|---|
| За сімейними обставинами та з інших причин | Ст. 26 Закону «Про відпустки» | Так | До 30 календарних днів на рік |
| Обов’язкова для окремих категорій | Ст. 25 Закону «Про відпустки» | Ні | Залежить від категорії (від 14 до 60 днів) |
| Під час воєнного стану (загальна) | Ст. 12 Закону № 2136 | Так | Без обмеження строку |
| Для ВПО або тих, хто виїхав за кордон | Ст. 12 Закону № 2136 | Ні (обов’язково) | До 90 календарних днів |
Дані базуються на положеннях Закону України «Про відпустки» (zakon.rada.gov.ua) та Закону про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану.
Як відпустка на один день впливає на гроші та стаж
За день відпустки без збереження зарплати грошей не буде. Якщо в місяці нарахована зарплата виявиться нижчою за мінімальну, роботодавець все одно донараховує ЄСВ до мінімальної бази, але це вже турбота бухгалтерії.
Щодо стажу для щорічної основної відпустки: з кінця 2023 року час перебування у відпустці без збереження заробітної плати за статтею 26 Закону «Про відпустки» та за більшістю підстав воєнного стану не зараховується до цього стажу. Один день майже не вплине на загальну картину, але якщо таких днів накопичиться багато, річна відпустка може стати коротшою.
Страховий стаж для пенсії за один день, як правило, зберігається, бо в місяці все одно були нарахування і сплата ЄСВ.
Типові помилки, яких варто уникати
Найчастіша помилка — писати «прошу відгул» або «день за свій рахунок». Кадрова служба може попросити переписати.
Друга — не вказати точну дату. Формулювання «на один день у липні» не пройде. Потрібна конкретна дата.
Третя — забути підпис або дату написання заяви. Без цього документ вважається недійсним.
Четверта — подавати заяву в день самої відпустки. Хоча закон не встановлює мінімального строку попередження для цього виду відпустки, краще подавати хоча б за день-два. Це дає керівнику час організувати заміну.
П’ята — намагатися взяти пів дня. Такої можливості просто немає. Або цілий день, або домовляйтеся про інший формат відсутності.
Практичні поради з досвіду
За моїм досвідом роботи з кадровими документами протягом останніх років, найкраще працює просте і чітке формулювання. Не варто перевантажувати заяву емоційними поясненнями чи довгими історіями. Чим коротше і конкретніше — тим швидше її погодять.
Якщо в компанії є внутрішні правила щодо таких заяв (наприклад, обов’язкове погодження з керівником підрозділу), їх варто дотримуватися. Іноді достатньо усної домовленості з начальником, а вже потім оформити папір.
У випадках, коли причина справді серйозна (хвороба близької людини, термінова поїздка), можна додати копію документа. Це підвищує шанси на швидке погодження, хоча закон цього не вимагає.
І ще один момент: якщо ви часто берете по одному дню, варто стежити за загальною кількістю. Перевищення 30 днів за рік (поза воєнним станом) роботодавець може не дозволити.
Оформлення одного дня без збереження заробітної плати — справа проста, якщо знати базові правила. Правильна заява, зрозуміла підстава і взаємна домовленість із керівництвом дозволяють вирішити особисті питання без зайвого стресу і з повним збереженням робочого місця.
